Cómo preparar tu hotel para Travelife en 30 días — Una guía práctica desde la perspectiva de un auditor

Jo Hendrickx
17 ene
4 Min. de lectura

Prepararse para una auditoría de Travelife no debería sentirse como algo que se hace a última hora y, sin embargo, para muchos hoteles así es. No porque los requisitos sean difíciles, sino porque la realidad diaria de las operaciones hoteleras hace que sea difícil mantener todo alineado, actualizado y documentado.

Nuestra guía desglosa el proceso de preparación en ideas claras, razonamientos prácticos y acciones directas que tu equipo puede comenzar a aplicar de inmediato, especialmente tus jefes de departamento (HODs), quienes tienen gran parte de la evidencia operacional que los auditores buscan.

Por qué las auditorías pueden parecer desafiantes para los hoteles (incluso cuando realmente les importa la sostenibilidad)

La mayoría de los hoteles quiere hacer las cosas bien. Tienen buenas intenciones, iniciativas existentes y políticas sólidas. El problema suele estar en otro lugar.

1. Los datos están por todas partes — pero no siempre donde deberían estar

Los datos de los consumos de agua viven en múltiples archivos de Excel, cuadernos, adjuntos de correo electrónico o carpetas personales. Cuando los números están dispersos, no puedes hacer un seguimiento de las tendencias ni explicar anomalías, y los auditores siempre piden tendencias.

2. Las políticas existen, pero no en una versión coherente

Una política de sostenibilidad publicada en línea, otra impresa, una versión antigua en un tablón de anuncios, una sin firma o con fecha de revisión antigua… Esta inconsistencia es una de las señales de alerta más comunes que los auditores detectan de inmediato

3. La responsabilidad no está clara

Los hoteles suelen asumir que la “sostenibilidad” la maneja una sola persona. Pero la mayoría de la evidencia, desde los registros de residuos hasta los de mantenimiento, pertenece a diferentes departamentos. Sin una propiedad clara, muchas cosas se pasan por alto hasta la semana antes de la auditoría.

4. Las rutinas diarias no están conectadas con la evidencia

Los Jefes de Departamento suelen realizar las acciones necesarias (lecturas de medidores, controles, mantenimiento, formaciones), pero no las documentan de manera que se alineen con los criterios de Travelife. Como resultado, el hotel está haciendo el trabajo, pero no puede demostrarlo.

La idea central: estar preparado para Travelife es simplemente una buena gestión hotelera

Cuando las tareas de sostenibilidad se tratan como trabajo adicional separado, resultan abrumadoras. Pero cuando se integran en las rutinas operativas normales, se vuelven simples, predecibles y fáciles de mantener.

Y eso es exactamente lo que quieren ver los auditores: un hotel que opera de forma sostenible todos los días, no solo antes de una auditoría.

Prepárate para una auditoría más fluida

A continuación se presentan los fundamentos esenciales que transforman la preparación para la auditoría de estresante a directa. Suenan simples, y lo son, pero si falta alguno, el flujo de trabajo se rompe:

1. Una fuente de datos única y ordenada

Toda la información de consumos (electricidad, agua, combustible, GLP, residuos, noches de huéspedes) idealmente se almacena en un solo lugar, se actualiza mensualmente y está lista para mostrar tendencias.

Por qué importa: Sin datos consolidados, calcular ratios e identificar tendencias es imposible, y los auditores necesitan ver ambos.

Qué implementar: Una hoja de cálculo o panel central que pertenezca a una persona responsable, con aportes mensuales de cada Jefe de Depto. El sistema EPIT de Travelife, disponible para todos los hoteles como parte del servicio, ayuda con esto fácilmente.

2. Políticas consistentes en todas partes

Cada documento debe cumplir con lo siguiente:

coherencia de objetivos y metas en todos los canales,
una firma de la dirección
la fecha de la última revisión,
tener claras las acciones de apoyo..

Por qué importa: Los auditores revisan la coherencia. Si tus propios documentos se contradicen, indica mala gestión interna.

Qué implementar: Un archivo maestro de políticas, revisado anualmente, que sea la única fuente aprobada para todas las versiones publicadas.

3. Responsabilidad por departamento

Travelife no vive en una sola oficina. Vive en cada departamento.

Por qué importa: El gerente de sostenibilidad más fuerte no puede compensar una evidencia desorganizada por departamento.

Qué implementar:

responsabilidades claras por departamento,
una lista de verificación simple para cada HOD,
micro-reuniones mensuales para alinear la evidencia

4. Medición y documentación rutinaria

Pequeñas acciones regulares previenen grandes vacíos durante las auditorías.

Por qué importa: Travelife revisa tanto el desempeño como la documentación. Si no está registrado, no existe.

Qué implementar:

visión general mensual de servicios públicos,
controles semanales de agua (incluyendo consumo nocturno),
seguimiento de residuos,
registros de mantenimiento,
fotos y registros de actividades comunitarias y de empleados.

5. Una carpeta central de evidencia

Puede ser digital o física, pero debe estar estructurada lógicamente y actualizarse regularmente.

Por qué importa: Los auditores de Travelife trabajan rápido. Si no puedes encontrar un documento en menos de un minuto, el auditor puede asumir que no existe.

Qué implementar: Una carpeta con secciones para:

políticas,
datos,
registros,
evidencia de formaciones,
fotos,
contratos y certificados,
actividades comunitarias y sociales

La verdadera razón por la que los hoteles pasan su auditoría Travelife

No se trata de perfección.

No se trata de tener los paneles solares más grandes o la tecnología más verde.

Se trata de claridad, coherencia y responsabilidad. Cuando todos saben qué hacer, por qué importa y cómo documentarlo, el hotel se vuelve naturalmente listo para auditoría durante todo el año.

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